Data Lifecycle Model

Lifecycle is meer dan een rij fasen

Een Data Lifecycle Model beschrijft in deze EAW-uitwerking welke toestanden een afgebakend gegevenstype kan hebben, welke gebeurtenissen een overgang kunnen starten en welke voorwaarden aantoonbaar moeten gelden. Het product bestaat uit een Lifecyclekaart, een Lifecycleregister en een Beleids- en onzekerhedenregister.

De toestanden ST-01 tot en met ST-06 en overgangstypen T-01 tot en met T-05 zijn EAW-werkafspraken, geen universele standaard. USGS gebruikt voor wetenschappelijke data een andere lifecycle en behandelt onder meer documentatie, kwaliteit en backup/security als doorlopende aandachtspunten. Dat ondersteunt juist dat een lifecycle niet als één universele lineaire keten moet worden gepresenteerd.

Toestanden, activiteiten en gebeurtenissen

Het EAW-startmodel onderscheidt Ontvangen/gemaakt, Actief, Niet-actief bewaard, optioneel Gearchiveerd, Verwijdering in uitvoering en Verwijderd binnen scope. Onderhouden, gebruiken en delen zijn activiteiten binnen voorwaarden; ze zijn niet automatisch afzonderlijke exclusieve fasen.

Archivering is alleen een route wanneer een toepasselijk besluit en beheerafspraken dat dragen. Een verwijderaanleiding kan daarom vanuit meerdere toestanden naar Verwijdering in uitvoering leiden. De eindtoestand Verwijderd binnen scope vereist controle van de afgesproken gegevensscope en het uitvoeringsbewijs.

Bewaren zonder fictieve zekerheid

Leg doel/noodzaak, beleidsbron en versie, startgebeurtenis, duur of beslisregel, besluitrol en eventuele uitzondering afzonderlijk vast. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat de AVG geen algemene concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens bevat; organisaties moeten bepalen wat in hun situatie noodzakelijk is en rekening houden met andere wettelijke termijnen.

Een afgehandelde aanvraag is daarom niet automatisch een bewezen startmoment van een wettelijke termijn. Is een regel onbekend, registreer dan te valideren met een issue, impact, validatierol, actie en afsluitvoorwaarde.

Het Nationaal Archief laat binnen het DUTO-proces vernietigen zien dat onder meer einddatum/gebeurtenis, bewaartermijn, informatiecategorie en verantwoordingsmetadata samen nodig kunnen zijn om vernietiging te bepalen en te verantwoorden. Die context geldt voor overheidsinformatiebeheer; dit EAW-product veronderstelt niet dat een specifieke DUTO-regel op iedere organisatie van toepassing is.

Verwijderopdracht is nog geen bewijs

Scheid besluit, uitvoering en verificatie. Leg vast welke primaire registratie, kopieën en afgeleiden, back-ups, externe ontvangers en eventueel behouden verantwoordingsmetadata zijn onderzocht. Een afgeronde actie voor de primaire registratie sluit andere scopeonderdelen niet automatisch af.

De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt back-ups expliciet bij het recht op gegevenswissing. Wanneer persoonsgegevens niet direct uit moeilijk overschrijfbare back-ups kunnen worden verwijderd, moet worden voorkomen dat zij bij herstel opnieuw in gebruik komen zonder de benodigde verwijdering. Welke verplichting in een concrete situatie geldt, moet afzonderlijk worden beoordeeld.

Fictief voorbeeld: DLC-01 Aanvraag

Het voorbeeld gebruikt één fictief gegevenstype, DLC-01 Aanvraag. Het beoogde doel is behandeling van een aanvraag en statusinformatie aan de aanvrager. De organisatiespecifieke beleidsbron, termijntrigger, duur, formele rolmandaten, dekking van kopieën/back-ups en het uitvoeringsbewijs zijn bewust niet verzonnen en staan als U-01 tot en met U-04 open.

Alle drie views en alle zes templatepagina's blijven in het voorbeeld behouden. Daarmee demonstreert het voorbeeld zowel goede invulling als de juiste registratie van wat nog niet mag worden geconcludeerd.

Samenhang

Data Domain & Ownership levert verantwoordelijkheidscontext. Conceptual en Logical Data Model leveren betekenis en structuur. Data Flow & Lineage helpt bij het onderzoeken van kopieën, afleidingen en ontvangers. Het Lifecycle Model voegt de tijd-/toestandsdimensie en voorwaarden voor overgang toe. Het schrijft geen technisch verwijderingsscript, storage-tier of backupconfiguratie voor.